Hoe schrijf ik een zakelijke brief

Hoedoe door: Bastienne Wentzel

Bekijk het profiel van Bastienne Wentzel
Aantal Hoedoes: 59

Benodigdheden

• Computer
• Woordenboek Nederlands voor spellingscontrole
• Papier
• Printer
• Envelop
• Postzegel
• Pen

Stappen

1. Maak een briefhoofd

   Bovenaan de brief staat het briefhoofd. Bij zakelijk briefpapier is dat voorgedrukt. Zo niet, schrijf dan AFZENDER: en daarachter je bedrijf, je afdeling, je eigen naam en volledige adres.

   Na een regel wit volgt de adressering. Schrijf AAN: en daarachter eerst de bedrijfsnaam, dan de afdeling en dan de naam en het volledige adres van degene aan wie je de brief stuurt. Sla weer een regel over, schrijf de plaatsnaam gevolgd door een komma en vervolgens de datum met de maand voluit in letters. Sla weer een regel over en schrijf in één of twee woorden het onderwerp op. Bijvoorbeeld: Betreft: parkeervergunning.

2. Schrijf een aanhef

   ‘Geachte’ voldoet in de meeste gevallen prima als aanhef, met daarachter mevrouw of meneer en de achternaam. Zorg dat je zeker bent van de sekse van de geadresseerde. Zo niet, schrijf dan ‘Geachte heer, mevrouw,’

   Gebruik geen titels in de aanhef. Gebruik ‘Beste’ niet tenzij je de geadresseerde goed kent, en dan enkel in combinatie met de voornaam. ‘Mijne heren’ is ouderwets. Gebruik altijd ‘u’ als aanspreekvorm tenzij je zeker weet dat je de geadresseerde met ‘je’ mag aanspreken.

3. Schrijf de eerste alinea

   Een zakelijke brief heeft meestal één duidelijk onderwerp. De structuur van de brief is eenvoudig. De eerste alinea schetst de situatie of de aanleiding waarnaar je de brief schrijft. Het is onbeleefd om met ‘ik’ te starten. Er is een aantal standaard openingen waaruit je bij gebrek aan inspiratie kunt kiezen (Naar aanleiding van uw brief van ...), maar bedenk liever zelf een opening.

4. Schrijf de kern van de brief

   De tweede alinea is de kern van de tekst waarin je de aanleiding uitlegt en precies aangeeft wat er aan de hand is of wat je wilt bereiken. Dit kan ook twee alinea’s beslaan, maar houd het kort. Laat deftige omschrijvingen weg om fouten te voorkomen. Het bevordert de duidelijkheid van je boodschap niet. Gebruik geen spreektaal of e-mail-taal maar blijf wel dicht bij jezelf.

5. Schrijf het slot

   Het slot moet duidelijk weergeven welke acties er volgen of wat er van de geadresseerde verlangd wordt. Wordt er verder geen actie verlangd, schrijf dit dan ook op. Bijvoorbeeld: ‘We beschouwen de in deze brief beschreven zaken als afgesproken, tenzij u ons binnen tien dagen anders bericht.’
   De brief eindigt met een afsluitende zin, waarin je kunt aangeven dat de geadresseerde contact met je kan opnemen indien gewenst.

   Onderteken de brief bij voorkeur met ‘Met vriendelijke groet’, vervolgens je handtekening en daaronder je voor- en achternaam. ‘Hoogachtend’ kan ook maar is heel formeel.

   Vermeld eventueel onder de handtekening hoeveel bijlagen bij de brief zitten. Houd het geheel het liefst op één A4 (exclusief de bijlagen).

6. Verstuur de brief

   Zorg dat je brief er zeer verzorgd uitziet. Doorhalingen en verbeteringen kunnen niet, de print moet netjes en recht zijn, taalfouten moeten er allemaal uit. Maak vervolgens een kopie en bewaar die bij je eigen administratie. Adresseer de envelop identiek aan de brief of gebruik een envelop met venster.

Do's

• Houd je tekst kort en duidelijk
• Schrijf over één onderwerp

Don'ts

• Ingewikkelde of deftige taal gebruiken
• De geadresseerde met ‘je’ aanspreken (tenzij je zeker weet dat het mag)
• Sms-taal of e-mail-taal gebruiken

Meer uitleg

• Uitgebreide handleiding van Carrièretijger
• Een voorbeeldbrief met uitleg