Hoe schrijf ik een persbericht
Document acties
- Tijdshoeveelheid 4 uren
- Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Benodigdheden
- Computer
- Informatie
Stappen
-
Kies een onderwerp
Er kunnen talloze aanleidingen zijn voor het versturen van een persbericht. De agenda van je organisatie, de benoeming van een hoogleraar, het op de markt brengen van een nieuw medicijn. Elke organisatie zou graag willen dat al zijn nieuwtjes prominent in de media verschijnen. Journalisten worden dan ook overspoeld door dergelijke berichten. Je moet als voorlichter van een organisatie goed nadenken over het onderwerp van het persbericht. Is het echt interessant voor de buitenwereld? “Je moet redacties niet alles toesturen wat de kopieermachines of instellingsdrukkerij verlaat; universiteiten die aan landelijke dagbladen ook hun mensamenu’s toesturen, vragen erom niet serieus genomen te worden” aldus Henk Donkers en Jaap Willems in hun boek ‘Journalistiek schrijven voor krant, vakblad en nieuwe media.’
-
Zoek informatie
Het is boven alles belangrijk dat de informatie in een persbericht klopt. De redactie van een blad of krant moet het zo over kunnen nemen, hoewel ze dat meestal niet zullen doen. Namen die onjuist gespeld zijn kunnen de drager ervan nog jaren achtervolgen. Foute feiten gaan snel een eigen leven leiden. Zorg ook dat je actuele informatie hebt. Spreek met de betrokkenen in je organisatie, check het internet. Je kunt uiteraard niet alle informatie die je hebt verzameld in het persbericht kwijt. Maak een selectie die voor de pers interessant is. Daar kun je achter komen door met redacties en journalisten te spreken die bij het medium werken waarin je wilt publiceren. Kies in ieder geval een invalshoek met nieuwswaarde.
-
Start met de aankondiging PERSBERICHT
Het moet voor de ontvanger meteen duidelijk zijn wat hij voor zich heeft en wie het aan hem heeft gestuurd. Zet daarom bovenaan duidelijk de afzender met niet alleen de naam van de instelling maar ook je eigen naam. Daaronder komt in grote letters PERSBERICHT, gevolgd door de datum.
-
Maak een kop
De kop van een persbericht is geen journalistieke kop. Redacties zullen zelden de kop overnemen voor hun publicatie. Maak daarom een kop van maximaal een regel lengte die vertelt wat er in het bericht staat. Zorg ervoor dat de kop aandacht trekt maar maak hem niet sensationeler dan het bericht rechtvaardigt.
-
Maak een lead
De eerste alinea van een persbericht is veruit de belangrijkste. Door het grote aanbod komt de lezer vaak niet verder dan deze alinea. Die moet dus aandacht trekken, de lezer overhalen de rest ook te lezen, voldoende informatie bieden en eventueel zelfs integraal kunnen worden overgenomen als ‘kort bericht’. In een persbericht doe je dat niet met een pakkend citaat of leuk detail (zoals gebruikelijk voor een artikel), maar door een korte, duidelijke samenvatting te geven van het bericht. De vragen wie, wat, waar en wanneer moeten zeker beantwoord worden. De kwaliteit van dit stukje moet de journalist overtuigen dat de rest ook de moeite waard is om te lezen en te publiceren.
-
Schrijf de rest van het bericht
Ga in de rest van het bericht in op de details. Eerst de feiten, het waarom en hoe. Later in het bericht kunnen eventueel meningen en citaten van deskundigen volgen. De mening van de schrijver van het bericht blijft ten allen tijde buiten beeld.
Maak een of twee tussenkoppen. Deze moeten de aandacht trekken wanneer het bericht slechts gescand wordt en moeten de structuur van het bericht geven. Gebruik geen saaie tussenkoppen zoals ’conclusie’ of ’historie’.
Houd het bondig, een persbericht is zelden langer dan een A4’tje. Je kunt een agenda of extra informatie eventueel als bijlage meesturen.
Schrijf actief, gebruik niet te vaak ‘worden’ en ‘zullen’. Schrijf in begrijpelijke taal zonder jargon, maar houd het zakelijk. Maak er geen reclametaal van en wees niet overenthousiast over de eigen resultaten.
Zorg ten slotte dat de tekst vrij is van taalfouten. Check nogmaals de feiten, laat het eventueel lezen door een betrokken collega of de contactpersoon.
-
Sluit het bericht af
Aan het einde van de tekst van het bericht staat vaak ‘einde bericht’. Dit geeft aan dat de informatie die volgt niet voor publicatie is. Hier kan bijvoorbeeld ook de mededeling staan dat de tekst onder embargo is verstuurd. Het honoreren van een embargo is overigens enkel gebaseerd op vertrouwen. De media hoeven zich er niet aan te houden. Vermeld vervolgens de contactgegevens, in ieder geval telefoonnummers, van personen die bereikbaar zijn voor meer informatie. Zorg ervoor dat deze mensen weten dat ze gebeld kunnen worden en bereid zijn tot interviews.
-
Verstuur het bericht
De meeste persberichten worden tegenwoordig per e-mail verstuurd. De timing van een persbericht is belangrijk. Een bericht over een congres moet niet op de eerste dag ervan verzonden worden. Maar een agenda voor evenementen die pas over een paar maanden plaatsvinden verdwijnt ook zo in de prullenbak. Stuur berichten zo mogelijk naar een persoon en niet naar een algemeen e-mailadres. Dat wordt gewist of sneeuwt op z’n best onder in de lawine van berichten. Stuur een bericht nooit met ‘hoge prioriteit’. Dat wekt slechts de reactie ‘ik maak zelf wel uit wat belangrijk is.’
Het meesturen van illustraties zoals foto’s is onderwerp van discussie. Aan de ene kant is het een voordeel voor de redactie om direct en gratis goed materiaal beschikbaar te hebben. Zorg in dat geval voor een duidelijk bijschrift waarop in ieder geval staat wat er op de illustratie te zien is, plus een bron of fotocredit. Aan de andere kant is een goede foto een groot bestand. Een behoorlijke stortvloed aan dit soort persberichten doet een mailbox van de journalist al snel verstoppen.
Do's
- Houd het bericht kort en zakelijk
- Zorg dat alle feiten kloppen. Check, double check!
- Zorg dat alle contactgegevens kloppen en dat contactpersonen bereikbaar en bereid zijn om interviews te geven
- Zorg dat de timing logisch is
Don'ts
- Over elk wissewasje een persbericht versturen
- Je bericht via een e-mail met hoge prioriteit versturen
- Grote bestanden ter illustratie meesturen
