Hoe onderhandel ik met lastige mensen
Document acties
- Tijdshoeveelheid 7 dagen
- Moeilijkheidsgraad: goed te doen
Benodigdheden
- Een ruimte om je terug te trekken
- Een vriend om mee te oefenen
Stappen
-
Bereid je voor
Voorbereiding is essentieel! Bedenk om te beginnen wat de belangen van jou en van de andere partij zijn. Vraag je af wat je wilt bereiken en waarom. Heb je meerdere belangen en zo ja, welke heeft prioriteit? Vraag je dit ook van de ander af: wat is zijn belang bij de onderhandeling? Zijn er nog gevoeligheden, zoals het risico op gezichtsverlies?
Vervolgens bedenk je manieren om aan de belangen van je gesprekspartner tegemoet te komen. En daarbij je eigen belangen veilig te stellen. Neem een heel scala van opties in overweging. Misschien zijn er wel creatieve oplossingen te bedenken: manieren om de koek te vergroten in plaats van te verdelen.
Daarna verdiep je je in de algemeen geldende normen. Zo weet je wat je redelijkerwijs kunt eisen en verdedigen. Bijvoorbeeld: als de onderhandeling met financiële zaken te maken heeft, stel je dan op de hoogte van de actuele stand van de marktrente. De tegenpartij heeft dan niet het gevoel dat hij een concessie doet. Denk ook na over je alternatieven. Je weet tot welke benedengrens je kunt gaan als je helder voor ogen hebt wat je alternatief is – bijvoorbeeld die andere baan.
Ten slotte: oefen de onderhandeling met een vriend of kennis. Als advocaten en politici het doen, waarom jij dan niet? Laat je vriend de rol van de tegenpartij spelen. -
Reageer niet te snel
Komt er een moment in de onderhandeling dat je van streek raakt, stel dan toch je impulsieve reactie uit. Concentreer je op wat jij uit de onderhandeling wilt halen en niet op het terugpakken van de ander. Veel mensen zijn geneigd om ofwel in de tegenaanval te gaan, ofwel toe te geven, ofwel de onderhandeling af te breken. Bij geen van die reacties zijn je belangen gediend. Kies er op emotionele momenten in plaats daarvan voor om ‘naar het balkon te gaan’. Dat wil zeggen: bekijk de zaken van een afstand. Evalueer het conflict en probeer, als een buitenstaander, constructief met beide partijen mee te denken. Omdat dit moeilijk is in de hitte van de strijd, is het handig om je even te excuseren. Vraag of je even mag bellen bijvoorbeeld, of drinken halen. In die tijd kun je je evenwicht hervinden en nadenken over wat je wilt zeggen. Als dat niet mogelijk is, vertraag dan het gesprek. Bijvoorbeeld door de ander iets te laten herhalen. ‘Ik wil even zeker weten of ik je goed begrijp…’. Pas dit ook toe als de ander een concessie van je probeert te bedingen. Neem niet ter plekke een belangrijke beslissing als er druk wordt uitgeoefend.
-
Ga naast de ander staan
Als degene met wie je onderhandelt dwarsligt, rekent hij op tegengas van jou. Om hem te ontwapenen, kan het juist beter zijn om begrip te tonen en oprecht te luisteren. In plaats van te onderbreken, spoor de ander aan om nog meer te vertellen als hij is uitgepraat of -geraasd. Vat samen wat hij gezegd heeft en vraag of je dat juist gedaan hebt. Toon ook begrip voor de gevoelens. Als de ander tierend binnenkomt, ga dan niet gelijk rationeel weerleggen waarom hij ongelijk heeft in jouw ogen, maar begin met begrip te tonen. ‘Ik begrijp dat je kwaad bent, dat zou ik ook zijn, etc’. Grijp verder elke gelegenheid aan om het met de ander eens te zijn. Gebruik vaak het woord ja: ‘Ja, daar zit wat in.’ Verleid de ander er ook toe om ja te zeggen, al is het maar na de vraag: ‘dus als ik het goed begrijp bent u het met me oneens op dit punt?’ Als de ander antwoordt met ja, is dit het begin van een verstandhouding. Beschuldig in geen geval de ander. Zeg niet tegen je tienerzoon die te laat thuiskomt: ‘Je hebt geen enkel verantwoordelijkheidsgevoel!’ Zeg in plaats daarvan: ‘Ik heb me erg zorgen gemaakt toen je om 10 uur nog steeds niet thuis was.’
-
Stel vragen waar de ander 'geen instructies' voor heeft
Zoals een Russisch diplomaat zijn Engelse collega toevertrouwde, na starre en vruchteloze onderhandelingen: ‘Waarom vraagt u mij niet iets waarvoor ik géén instructies heb?’ Anders gezegd: vraag niet naar de bekende weg, waardoor de ander haast gedwongen is nee te antwoorden. Plaats de onderhandeling in een ander kader. Bijvoorbeeld door de ander mee te laten denken. ‘Wat zou u in mijn situatie doen?’ Betrek de ander dus actief bij het zoeken naar mogelijkheden. En doe dit zelf ook. Stel dat een budget voor de tegenpartij te hoog is. ‘Als we de opdracht nou eens oprekken, zodat u hem gedeeltelijk kan overhevelen naar het volgende boekjaar?’ Zo bevrijd je elkaar van een starre loopgravenoorlog. Ga ook op deze manier om met ultimatums en dreigementen. Als aan een prijs niet te tornen valt (zogenaamd), ga dan op zoek naar randvoorwaarden die wel onderhandelbaar zijn.
-
Zet de ander niet onder druk
Als alle belangen en opties verkend zijn, komt er een voorstel voor een overeenkomst op tafel. En toch kan het dan nog misgaan. Dat ligt vaak eraan dat het voorstel niet het idee van de ander was. Of dat een belangrijk belang van de ander nog over het hoofd is gezien. Je moet je onderhandelingspartner dus nog overhalen. Doe dat niet door hem de duimschroeven aan te draaien, maar door als bemiddelaar in je eigen onderhandeling op te treden. Bedenk dat onderhandelen een ritueel is waarin je gezamenlijk naar een akkoord toewerkt. Betrek de ander in je plannen door hem te vragen naar zijn ideeën. Vraag hem nog eens om kritiek. ‘Zie je nog mogelijkheden voor verbetering’? Voorkom boven alles dat de ander gezichtsverlies lijdt. Denk in plaats daarvan mee met hoe hij het resultaat als een overwinning aan zijn achterban kan verkopen. Voorkom de neiging om naar de eindstreep te sprinten. Neem ook de tijd voor de laatste fase!
Do's
- Beschouw een lastige tegenpartij zoals een goed slagman bij honkbal de werper ziet: als iemand met wie hij 'samenwerkt' om de homerun te slaan
Don'ts
- Laat je niet onder druk zetten om ter plekke een belangrijke beslissing te nemen
