Hoe organiseer ik een buurtfeest

Hoedoe door: Cindy Kamstra

Bekijk het profiel van Cindy Kamstra
Aantal Hoedoes: 86

Benodigdheden

• Je buren
• Organisatietalent
• Creativiteit
• Enthousiasme

Stappen

1. Informeer bij de gemeente

   Wil je een buurtfeest organiseren, dan is het raadzaam om eerst eens na te gaan wat de mogelijkheden zijn. Misschien kun je wel subsidie krijgen! Pak dus de telefoon of kijk op de website van je gemeente. Wil je een feest op of aan de openbare weg organiseren, dan heb je bovendien een vergunning nodig. Soms zijn nog extra vergunningen nodig, als je bijvoorbeeld een grote tent neer wilt zetten. Je gemeente kan je precies vertellen wat je nodig hebt en wanneer en hoe je de vergunning(en) aanvraagt.

2. Stel een feestcommissie samen

   Een buurtfeest organiseren kost meer tijd dan je misschien zou denken. Neem hiervoor minstens een half jaar de tijd, en doe het niet alleen! Een buurtfeest is immers een feest van de hele buurt, dus dan is het ook wel handig als er meer mensen betrokken zijn bij de organisatie. Bovendien scheelt het jou tijd, omdat jullie de taken kunnen verdelen.

   Weet je niet wie je moet vragen? Dan is het tijd om bij al je buren langs te gaan en te vragen wie er zin heeft om te helpen met organiseren. Als je je buren niet zo goed kent, is dit bovendien een ideaal moment om eens wat meer contact met je buren te maken!

   Probeer enthousiaste mensen te vinden met genoeg tijd, een praktische inslag en organisatietalent.

3. Maak duidelijke afspraken

   Heb je eenmaal een feestcommissie samengesteld, maak dan duidelijke afspraken over wie wat doet en wanneer. Een actielijst opstellen kan daarbij helpen, net als het bijhouden van notulen tijdens vergaderingen. Zo weet iedereen wat hij of zij moet doen en dat kan veel discussie schelen.

4. Bedenk een programma

   Voor de invulling van een buurtfeest zijn heel veel mogelijkheden. Kies voor een geslaagd buurtfeest een programma dat voor elk wat wils biedt. Houd ook rekening met de buurtkinderen: zet bijvoorbeeld een springkussen neer of organiseer spelletjes waar zij ook aan mee kunnen doen. Voor de allerkleinsten kun je misschien een buurvrouw regelen die tijdens het feest op vaste tijden verhaaltjes voorleest.

   Geen feest zonder muziek, en ook daarvoor kun je kiezen uit verschillende mogelijkheden. Een bandje of DJ (uit de buurt?) is het leukste, maar als jullie budget te wensen overlaat kun je ook een stereotoren met grote boxen neerzetten en iedereen zijn favoriete cd of cd's mee laten nemen.

5. Ga na wat je voor dat programma nodig hebt

   Als jullie weten hoe de dag eruit moet zien, maak dan een lijst van alles wat daarvoor gekocht, besteld en geregeld moet worden. Denk bijvoorbeeld aan:

   • Statafels
   • Een (party)tent
   • Eten en drinken
   • De muziek
   • Barbecues
   • Vermaak voor de kinderen
   • Een uitwijklocatie bij slecht weer (bijvoorbeeld een zaal in het wijkcentrum)
   • Alles wat je nodig hebt voor jullie specifieke programma

6. Reken uit wat het kost

   Als jullie het ideale programma hebben samengested, gaan jullie kijken wat de kosten daarvoor zijn. Krijg je geld van de gemeente, trek dat bedrag dan van de kosten af en verdeel wat overblijft over de buurtbewoners die naar het feest willen komen.

   Tip: als je het evenement voor de buurtbewoners gratis toegankelijk wilt maken, probeer dan sponsoring (in geld of goederen) te krijgen van organisaties, instellingen en bedrijven in de buurt.

7. Nodig de hele buurt uit

   Een buurtfeest is natuurlijk pas echt helemaal geslaagd als de hele buurt ook aanwezig is. Nodig dus iedereen in de buurt uit, zelfs de buren die je niet kunt uitstaan. Zorg ervoor dat niemand zich buitengesloten voelt, dat is niet goed voor de sfeer in je buurt.

   Alle uitnodigingen persoonlijk rondbrengen (met hulp van de feestcommissie natuurlijk) werkt het beste, maar je kunt daarnaast nog aanplakbiljetten ophangen op de daarvoor door de gemeente aangewezen plekken en in het buurt- of wijkcentrum.

   Ook nieuwe buren vinden het leuk om uitgenodigd te worden voor jullie buurtfeest, zelfs al wonen ze er op de dag van het feest nog maar een halve dag. Het is voor hen een perfecte gelegenheid om jullie te leren kennen. En als ze niet komen, dan zullen ze in elk geval het gebaar waarderen!

   Vermeld wel duidelijk dat het een buurtfeest is (dus geen stads- of familiefeest) en of er kosten aan verbonden zijn (en hoeveel).

8. Feesten maar!

   Na deze uitgebreide voorbereidingen kan het buurtfeest eigenlijk alleen nog maar een succes worden. Geniet ervan! Vinden andere buurtbewoners het ook een fantastisch initiatief? Probeer ze dan enthousiast te krijgen voor het organiseren van het volgende feest.

9. En dan: opruimen

   Na het feest willen jullie natuurlijk wel dat de buurt er weer netjes bij ligt. Als het goed is, heb je met de feestcommissie ook al afspraken gemaakt over het opruimen en schoonmaken. Schakel daarnaast de hulp van de buurtkinderen in: koop een zak vol kleine cadeautjes en deel die uit aan ieder kind dat helpt bij het opruimen en schoonmaken. Zul je zien dat alles in een mum van tijd weer netjes is!

Do's

• Er zoveel mogelijk buren bij betrekken zodat het echt jullie feest wordt
• Informeren naar vergunningen en subsidies
• Hulp vragen van instanties en bedrijven in de huurt

Don'ts

• Alles alleen regelen
• Alleen de mensen uitnodigen die je aardig vindt
• De troep na afloop niet opruimen

Bron

Meer uitleg

• Gaan jullie met de hele buurt barbecueen? Doe dan je voordeel met deze tien tips voor een gezellige buurtbarbecue.